Aus der Steinzeit in die Moderne - Warum PDF Formulare nicht mehr ausreichen

Erinnern Sie sich noch an die Zeit, als PDF-Formulare der Hit waren? Vor etwa einem oder zwei Jahrzehnten waren sie eine der wenigen Möglichkeiten, traditionelle Papierformulare zu ersetzen.

Doch die Zeiten haben sich geändert. Obwohl PDF-Formulare immer noch weit verbreitet sind, haben sie viele Einschränkungen. Für viele Unternehmen sind sie eher ein Hindernis als eine Lösung.

Wenn Sie in Ihrem Betrieb noch mit ausfüllbaren PDF-Formularen arbeiten, lesen Sie weiter. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile von PDF-Formularen und zeigen Ihnen einige attraktive Alternativen.

Was sind PDF-Formulare? Ein kurzer Überblick

Ein PDF-Formular ist ein digitales Dokument, das es Benutzern ermöglicht, Daten direkt in das Dokument einzugeben und zu verwalten.

Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF-Dokumenten, die statisch sind und nicht verändert werden können, beinhalten PDF-Formulare ausfüllbare Formularfelder, Kontrollkästchen, Optionsfelder, Dropdown-Listen und andere interaktive Elemente, die die Benutzerinteraktion erleichtern.

Dadurch bringen PDF-Formulare einige praktische Vorteile mit sich:

• Einfachheit: Ein ausfüllbares PDF-Formular ist so einfach wie ein traditionelles Papierformular. Millionen von Benutzern vertrauen auf die ausfüllbaren Formularfelder, um Informationen direkt auf ihren Geräten einzugeben.
• Universalität: Sie können PDF-Formulare auf fast allen Gerätetypen und Betriebssystemen verwenden.
• Vertrautheit: Die meisten Menschen wissen bereits, wie man PDF-Dokumente verwendet.

Die wichtigsten Nachteile von PDF-Formularen

PDF ist ein weit verbreitetes Datenaufnahmetool, aber es ist bei weitem nicht perfekt. In diesem Abschnitt betrachten wir die wichtigsten Nachteile der Verwendung eines traditionellen PDF-Formulars in Ihrem Arbeitsalltag:

1. Eingeschränkte Funktionen:

Wir haben bereits erwähnt, dass PDF wichtige Elemente wie Signaturfelder oder Dropdown-Menüs enthält. Dennoch verblasst es im Vergleich zu modernen Plattformen. Heute können viele Dokumentensammeltools bessere ausfüllbare Formulare erstellen, da sie eine Vielzahl von zusätzlichen, oft überlegenen Funktionen bieten.

So können Sie beispielsweise in einer PDF-Datei nicht die Eingaben von Kunden genehmigen oder ablehnen. Sie können auch keine Konversation innerhalb von Dokumenten starten. Sobald Ihr Kunde ein Formular ausgefüllt hat, müssen Sie sich auf endlose E-Mail-Austausche einlassen, um zu erklären, was geändert werden muss.

Diese Details machen PDF-Dateien ein wenig veraltet und ineffizient.

2. Lange Formulare sind kompliziert:

PDF-Formulare können komplex und für Benutzer schwierig auszufüllen sein, insbesondere wenn das Formular lang oder viele Felder enthält. Die Navigation zwischen Feldern, insbesondere in Fällen, in denen das Formular keine klaren Anweisungen oder intuitive Navigation bietet, führt häufig zu Frustration und Fehlern.

3. Mangelnde Echtzeit-Zusammenarbeit:

PDFs sind in der Regel statische Dokumente, die keine Echtzeit-Zusammenarbeit zwischen mehreren Benutzern unterstützen. Dies ist ein ernstes Problem, wenn Ihr Team gleichzeitig an demselben Formular arbeiten oder dieses überprüfen muss.

In diesem Fall müssen sie das vorhandene Dokument hin und her weitergeben, was zu Versionskontrollproblemen und Verzögerungen führt.

4. Unsicheres Datenaufnahmetool:

Ein typisches PDF-Formular ist nur so sicher wie die Art und Weise, wie Sie es versenden. Wenn dies per E-Mail geschieht, ist es nicht sehr sicher.

Obwohl Sie Ihrem Dokument eine gewisse Sicherheit hinzufügen können, ist dies ein Prozess, der einen gewissen Aufwand erfordert. Sie müssen beispielsweise manuell ein Passwort einrichten oder die Verschlüsselung aktivieren, um sensible Informationen zu schützen.

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